L’intelligence artificielle permet d’alléger le travail quotidien des entrepreneurs. Découvrez les outils gratuits comme Make, Zapier, n8n, ChatGPT ou Notion pour automatiser les tâches répétitives de votre entreprise.
Lorsque l’on parle d’intelligence artificielle, on pense souvent à des outils capables de rédiger un texte, créer une image ou répondre à une question. Pourtant, l’IA peut également être utilisée pour alléger une partie du travail quotidien d’un entrepreneur.
Répondre à certains emails, classer des demandes, recopier des informations, préparer des documents, organiser des données ou encore effectuer certaines tâches de suivi sont des actions qui peuvent prendre beaucoup de temps lorsqu’elles sont réalisées manuellement. Le problème n’est pas forcément qu’une tâche soit difficile. C’est souvent qu’elle soit répétée encore et encore.
Imaginez par exemple qu’un prospect remplisse un formulaire sur votre site. Vous devez ensuite consulter sa demande, recopier ses coordonnées dans votre fichier, comprendre ce qu’il recherche, lui répondre et penser à le recontacter quelques jours plus tard. Une partie de cette succession d’actions peut être réalisée automatiquement.
Vous n’avez alors plus besoin de penser à chaque étape. Le système s’en charge et vous intervenez lorsque votre expérience ou votre décision devient réellement nécessaire. Voilà l’intérêt de l’automatisation.
Ce que signifie automatiser une tâche
Le mot « automatisation » peut sembler compliqué alors que son principe est très simple. Automatiser une tâche signifie demander à un outil de faire automatiquement une action qui était auparavant réalisée manuellement.
Prenons un exemple très simple. Vous recevez une demande de contact sur votre site. Sans automatisation, vous devez lire la demande, récupérer les coordonnées, les enregistrer quelque part, envoyer une réponse et éventuellement créer un rappel.
Avec une automatisation, vous pouvez décider que, dès qu’une personne remplit votre formulaire, ses informations sont automatiquement enregistrées et qu’un premier message lui est envoyé. Vous avez donc remplacé plusieurs manipulations manuelles par un processus qui se déclenche tout seul. L’intelligence artificielle peut ensuite intervenir pour effectuer une partie plus « intelligente » du travail : comprendre le message reçu, identifier le besoin du prospect, résumer une demande ou préparer une réponse.
La différence entre automatisation et intelligence artificielle
Il est important de distinguer les deux. Une automatisation classique fonctionne selon une règle que vous avez définie. Par exemple : « Lorsqu’une personne remplit mon formulaire, ajoute ses coordonnées dans mon fichier. »
L’intelligence artificielle peut aller plus loin. Elle peut par exemple recevoir le message du prospect et déterminer qu’il recherche une prestation de référencement, alors qu’il n’a jamais utilisé le terme « SEO ». Elle peut également résumer un long message ou préparer une réponse adaptée.
On peut donc retenir une idée très simple : l’automatisation fait exécuter une tâche. L’intelligence artificielle aide à comprendre ou à traiter l’information. Les deux peuvent fonctionner ensemble.
L’automatisation, un plus pour les PME
Pour une petite entreprise, quelques minutes gagnées sur une tâche peuvent sembler insignifiantes. Mais lorsqu’une même tâche est réalisée plusieurs fois par jour ou plusieurs dizaines de fois par mois, le temps économisé devient beaucoup plus important.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui consacre seulement 15 minutes par jour à une tâche répétitive. Sur une année de travail, cela représente déjà plusieurs dizaines d’heures. Ce temps pourrait être consacré à des activités beaucoup plus utiles : développer l’entreprise, rencontrer des clients, améliorer ses services, créer de nouveaux projets ou simplement réduire sa charge de travail.
L’objectif n’est donc pas de « mettre de l’IA partout ». Il est de déterminer où l’entreprise perd inutilement du temps et quelles tâches pourraient être simplifiées.
Les outils gratuits que vous pouvez utiliser
Il existe aujourd’hui de nombreux outils permettant de commencer à automatiser certaines tâches sans avoir besoin de savoir programmer. Parmi les plus connus se retrouvent notamment Make, Zapier, n8n, ChatGPT et Notion. Ils n’ont pas tous la même fonction. Certains servent à faire communiquer plusieurs outils entre eux, d’autres à analyser des informations ou à les organiser.
Make : pour faire travailler plusieurs outils ensemble
Make permet de connecter différents outils afin qu’ils puissent effectuer automatiquement plusieurs actions les uns après les autres. Cela peut paraître technique, mais l’idée est très simple.
Imaginez que vous souhaitez automatiser la gestion de vos nouveaux prospects. Vous pourriez demander à Make de réaliser automatiquement ceci : une personne remplit le formulaire, ses informations sont enregistrées, son message est analysé, une réponse est préparée et vous êtes prévenu. Vous définissez les différentes étapes une seule fois. Ensuite, le processus peut se répéter automatiquement.
La formule gratuite de Make comprend actuellement jusqu’à 1 000 crédits par mois. Le nombre réel d’opérations possibles dépend donc de la manière dont l’automatisation est construite. Make est particulièrement intéressant lorsque plusieurs actions doivent être réalisées à la suite.
Zapier : une façon simple de commencer
Zapier repose sur une idée très similaire. Vous indiquez simplement ce qui doit déclencher une action et ce que l’outil doit faire ensuite. Par exemple : lorsqu’un client remplit mon formulaire, ajoute ses coordonnées dans mon tableau. Ou : lorsqu’un rendez-vous est pris, envoie automatiquement un message de confirmation. Ou encore : lorsqu’un nouveau prospect est enregistré, crée une tâche de suivi.
La version gratuite de Zapier permet actuellement de réaliser jusqu’à 100 tâches par mois. Pour une entreprise qui souhaite simplement découvrir l’automatisation, cela peut être un bon point de départ.
n8n : pour aller plus loin
n8n permet également de créer des automatisations. Son intérêt est particulièrement important lorsque les besoins deviennent plus complexes. Par exemple, une entreprise pourrait vouloir qu’un message reçu soit analysé par une IA, que les informations importantes soient récupérées, que le prospect soit classé selon son besoin, puis que différentes actions soient déclenchées en fonction du résultat.
L’outil est cependant plus technique que les solutions précédentes. Il est donc moins adapté à quelqu’un qui souhaite simplement faire ses premiers pas dans l’automatisation. Une version communautaire peut être utilisée gratuitement lorsqu’elle est installée et gérée par l’utilisateur lui-même.
ChatGPT : quand l’automatisation doit comprendre une information
ChatGPT peut également intervenir dans une automatisation. Prenons un exemple. Vous recevez un email d’un prospect qui explique son problème en plusieurs paragraphes. Un simple système automatique peut transférer le message. Une intelligence artificielle peut, elle, analyser son contenu. Elle peut identifier le sujet de la demande, résumer le besoin et préparer une réponse.
Cela permet donc d’utiliser l’IA non seulement pour produire du contenu, mais également pour analyser les informations qui circulent dans l’entreprise.
Notion : pour organiser les informations
Notion est principalement un outil d’organisation. Il peut servir à gérer des projets, des prospects, des contenus, des tâches ou encore des informations internes. Il peut également être connecté à des outils d’automatisation. Par exemple, lorsqu’un prospect remplit un formulaire, une nouvelle fiche peut être créée automatiquement dans une base Notion. L’entrepreneur n’a donc plus besoin de recopier manuellement toutes les informations.
La gratuité, « oui, mais »
La plupart de ces outils proposent une offre gratuite avec des limites. Ces limites peuvent concerner le nombre d’actions réalisées, le nombre de données traitées ou certaines fonctionnalités.
Pour tester une automatisation simple, cela peut être largement suffisant. En revanche, une entreprise qui souhaite automatiser un grand nombre de tâches finira probablement par avoir besoin d’une formule payante.
Il est donc préférable de ne pas choisir un outil uniquement parce qu’il est gratuit. Le véritable calcul doit être : combien l’automatisation me coûte-t-elle, et combien de temps ou d’argent peut-elle me faire économiser ? Une solution à quelques dizaines d’euros par mois peut être parfaitement pertinente, si elle permet de récupérer plusieurs heures de travail.
Quelles tâches peut-on automatiser ?
Les possibilités sont nombreuses. Une entreprise peut notamment automatiser une partie de la gestion des prospects, l’envoi de certains emails, la prise de rendez-vous, le classement d’informations, le suivi commercial, la préparation de rapports ou encore certaines tâches liées aux réseaux sociaux.
L’IA peut également intervenir pour analyser des demandes, résumer des informations, classer des documents ou préparer des contenus. Cependant, il ne faut pas chercher à tout automatiser.
Certaines tâches nécessitent une relation humaine, une décision ou une expertise qui ne peuvent pas être remplacées par une simple règle automatique. L’automatisation doit donc rester au service de l’entreprise et non l’inverse.
Comment savoir quoi automatiser ?
C’est probablement la question la plus importante. Avant de choisir un outil, commencez par regarder votre quotidien. Il faut vous demander : quelles tâches répétez-vous chaque jour ? Lesquelles vous prennent beaucoup de temps ? Lesquelles vous obligent à recopier plusieurs fois les mêmes informations ? Lesquelles pourraient être réalisées de la même façon à chaque fois ? Quelles tâches vous interrompent régulièrement alors qu’elles ont peu de valeur pour votre entreprise ?
Ce sont souvent ces tâches qui présentent le plus fort potentiel d’automatisation. Par exemple, si vous recopiez chaque jour les informations d’un formulaire dans un tableau, cette tâche peut probablement être automatisée. En revanche, si vous passez une heure avec un client pour comprendre précisément ses besoins, automatiser cet échange n’aurait probablement aucun intérêt.
Attention à une erreur fréquente : automatiser avant d’organiser
L’automatisation n’est pas une solution magique. Si un processus est mal organisé, l’automatiser ne le rendra pas nécessairement meilleur. Imaginez une entreprise dans laquelle les informations concernant les clients sont réparties entre plusieurs fichiers, plusieurs boîtes email et plusieurs outils. Si vous automatisez ce fonctionnement sans commencer par le clarifier, vous risquez simplement de rendre le désordre plus rapide.
Avant d’automatiser, il faut donc comprendre comment le travail est réellement effectué. C’est pourquoi une bonne démarche commence par une analyse des processus.
Faut-il être informaticien pour utiliser ces outils ?
Non. Les outils comme Make et Zapier ont justement été conçus pour permettre à des personnes qui ne savent pas programmer de créer des automatisations. Cependant, cela ne signifie pas que tout est forcément simple.
La difficulté ne se trouve pas toujours dans l’utilisation du logiciel. Elle se trouve souvent dans la réflexion préalable : que faut-il automatiser ? À quel moment ? Avec quelles informations ? Que doit-il se passer ensuite ? Et que faire lorsqu’une situation inhabituelle se présente ? C’est cette réflexion qui permet de construire une automatisation réellement utile.
L’IA ne doit pas être ajoutée à une entreprise simplement parce qu’elle existe
Il est tentant, aujourd’hui, de vouloir utiliser l’intelligence artificielle partout. Pourtant, une entreprise n’a pas besoin de dizaines d’outils. Elle a surtout besoin de trouver les quelques endroits où la technologie peut réellement lui faire gagner du temps ou améliorer son fonctionnement.
Une bonne automatisation peut supprimer des manipulations inutiles, réduire certaines erreurs et permettre au dirigeant ou à son équipe de se concentrer sur des missions plus importantes. Mais une mauvaise automatisation peut également ajouter de la complexité, multiplier les outils et créer de nouveaux problèmes.
Et si vous commenciez par vos tâches quotidiennes ?
Vous n’avez pas besoin de transformer toute votre entreprise du jour au lendemain. Commencez simplement par observer une journée ou une semaine de travail. Notez les tâches que vous répétez régulièrement. Repérez celles qui vous semblent particulièrement longues, fastidieuses ou inutiles.
Vous découvrirez peut-être qu’une partie de votre temps est consacrée à des actions qui pourraient être simplifiées. Et c’est souvent là que se trouve le véritable potentiel de l’intelligence artificielle.
En conclusion : l’outil n’est que le moyen
Make, Zapier, n8n, ChatGPT ou Notion peuvent être très utiles. Mais aucun outil ne peut, à lui seul, déterminer ce qui est pertinent pour votre entreprise. La première étape consiste à comprendre votre fonctionnement, vos contraintes et vos objectifs.
Ensuite seulement, il devient possible de déterminer quelles tâches peuvent être automatisées, lesquelles peuvent être aidées par l’IA et lesquelles doivent rester entièrement humaines. L’objectif n’est pas d’utiliser davantage de technologie. L’objectif est de travailler plus intelligemment.
Chez Le Choix des Mots, l’approche consiste justement à partir des besoins réels de l’entreprise pour identifier les possibilités d’optimisation et d’utilisation de l’intelligence artificielle. Notre prestation de consultant en IA & optimisation vous accompagne dans cette démarche : analyser vos processus, repérer les tâches répétitives et mettre en place des solutions adaptées.
Si vous avez l’impression de passer trop de temps sur des tâches répétitives sans savoir lesquelles pourraient être automatisées, le quiz Entreprises, quelles tâches pouvez-vous automatiser grâce à l’IA ? peut vous aider à prendre du recul et à identifier des pistes concrètes.